Если вы продаете товары, то вам достаточно ясно, как вести учет внутренних процессов. Сколько товара продано, какая маржа у одной единицы, сколько осталось на складе и т.д.
Когда же вы предоставляете услуги — возникают проблемы с учетом подобных вещей. Как учитывать объем работ по каждому проекту? Как планировать загруженность каждого специалиста? Эти и другие вопросы мы решили разрешить с помощью внедрения системы управления процессами.
Мы выбрали IntervalsOnline. Помимо тайм- и таск-менеджмента, система ориентирована на управление не только людьми, но и проектами: контроль бюджетов, наглядное отражение процесса, не только позадачное, но и поэтапное планирование проекта, гибкая отчетность в разрезах людей, денег, сроков, модулей, отделов, система биллинга и контроля оплаты счетов и еще много вкусных функций.
1. Рентабельность — выше
Уже через месяц после внедрения системы мы удивились, насколько отличались наше представление о текущем положении проектов и их реальных бюджетах. Мы выявили две наиболее важные проблемы:
1. Фактический бюджет проектов превышал планируемый в 1,5-2 раза;
2. Средняя фактическая занятость сотрудников в месяц составила чуть больше 60 часов.
Эти цифры позволили нам принять ряд стратегических изменений:
1. Система постановки и оценки задач. Мы стали адекватнее планировать бюджет и срок проекта, исходя из суммы оценок задач.
2. Формирования команды проекта. Из процесса были исключены лишние звенья, а задачи четко распределены между членами команды проекта.
3. Управление проектом. Появился проект-менеджер, управляющий проектом, планирующий его риски, ответственный за его результат.
4. Эффективность сотрудников. Мы внедрили систему мотивации сотрудников, построенную на учете рабочего времени. Сотрудники стали вести учет своего времени в системе и показывать 120 реальных эффективных часов в месяц.
2. Услуги нашего агентства - прозрачнее
Изменения, перечисленные выше, упорядочили процесс предоставления услуги. У каждого проекта появился профиль, дающий полное представление о его текущем состоянии и дальнейшем развитии.
3. Взаимопонимание с клиентами — ближе
Упростилась и отчетность для клиентов. Каждый месяц клиент получает отчет о проделанных работах с указанием затраченного времени. А при желании клиент может воспользоваться доступом в систему и построить любой интересующий его отчет.
Оптимизация производства — процесс, напрямую влияющий на развитие компании в сфере услуг в сегменте с высокой конкуренцией. Внедрение системы IntervalsOnline дало нам ответы на главные вопросы, связанные с узкими местами в цепочке бизнес-процессов нашей компании.
Безусловно, огромный минус любого нововведения — сама его новизна. Новое всегда воспринимается с опаской, особенно, если требует изменения привычного алгоритма рабочего процесса. Масса времени уходит на настройку и оптимизацию нового процесса.
Но главная польза, которую нам удалось получить — это полное понимание собственной услуги и инструмент стандартизации процесса ее оказания.
Благодаря такому пониманию мы не только повысили эффективность каждого отдельного звена цепочки, но и добились лучшего взаимопонимания с клиентами. Удобная отчетность и возможность следить за процессом позволяют нам говорить на одном языке.