Систематизация процесса производства в сфере услуг

Систематизация процесса производства в сфере услуг

на собственном опыте

Екатерина Герасименко

Автор: Герасименко Екатерина

Эксперт в области интернет-маркетинга

Год назад мы столкнулись с проблемой использования системы управления процессом производства для SEO компании. Перед нами стояла задача контроля бюджетов проектов и занятости специалистов. В течение 14 последних месяцев мы планомерно внедряли систему управления процессами и на собственном опыте ощутили все pro’s and con’s подобного сложного внедрения. Сейчас мы готовы поделиться опытом, фактами и мнением о важности систематизации производства для компании, работающей в сфере услуг. 

Кому это вообще нужно

Если вы продаете товары, то вам достаточно ясно как вести учет внутренних процессов. Сколько товара продано, какая маржа у одной единицы, сколько осталось на складе и т.д. Когда же вы предоставляете услуги - возникают проблемы с учетом подобных вещей. Как учитывать объем работ по каждому проекту? Как планировать загруженность каждого специалиста? Эти и другие вопросы мы решили разрешить с помощью внедрения системы управления процессами.  

яимт.jpg

Мы выбрали IntervalsOnline. Помимо тайм и таск менеджмента, система ориентирована на управление не только людьми, но и проектами - контроль бюджетов, наглядное отражение процесса, не только позадачное, но и поэтапное планирование проекта, гибкая отчетность в разрезах людей, денег, сроков, модулей, отделов, система биллинга и контроля оплаты счетов и еще много вкусных функций.


Польза: цифры и факты

1. Рентабельность - выше

Уже через месяц после внедрения системы мы удивились, насколько отличались наше представление о текущем положении проектов и их реальных бюджетах. Мы выявили две наиболее важные проблемы:

  1. Фактический бюджет проектов превышал планируемый в 1,5-2 раза
  2. Средняя фактическая занятость сотрудников в месяц составила чуть больше 60 часов

Отчет системы Trends Report. В данной настройке показывает помесячно суммарное время работы всех сотрудников.

Отчет системы Trends Report. В данной настройке показывает помесячно суммарное время работы всех сотрудников.

Отчет системы Estimated vs Actual. В данной настройке показывает разницу между запланированным и фактически затраченным бюджетом.

Отчет системы Estimated vs Actual. В данной настройке показывает разницу между запланированным и фактически затраченным бюджетом.

Эти цифры позволили нам принять ряд стратегических изменений:

  1. Система постановки и оценки задач - мы стали адекватнее планировать бюджет и срок проекта, исходя из суммы оценок задач.
  2. Формирования команды проекта - из процесса были исключены лишние звенья, а задачи четко распределены между членами команды проекта.
  3. Управление проектом - появился проект-менеджер, управляющий проектом, планирующий его риски, ответственный за его результат.
  4. Эффективность сотрудников - мы внедрили систему мотивации сотрудников, построенную на учете рабочего времени. Сотрудники стали вести учет своего времени в системе и показывать 120 реальных эффективных часов в месяц.

2. Услуги нашего агентства - прозрачнее

Изменения, перечисленные выше упорядочили процесс предоставления услуги. У каждого проекта появился профиль, дающий полное представление о его текущем состоянии и дальнейшем развитии.

Экран системы Taskst. Показывает все запланированные задачи с указанием статуса выполнения, запланированного  и затраченного времени.

Экран системы Taskst. Показывает все запланированные задачи с указанием статуса выполнения, запланированного  и затраченного времени.


3. Взаимопонимание с клиентами - ближе

Упростилась и отчетность для клиентов. Каждый месяц клиент получает отчет о проделанных работах с указанием затраченного времени. А при желании клиент может воспользоваться доступом в систему и построить любой интересующий его отчет.

Пример экспортированного отчета о проделанных работах.

Пример экспортированного отчета о проделанных работах.


Вместо заключения

Оптимизация производства - процесс напрямую влияющий на развитие компании в сфере услуг в сегменте с высокой конкуренцией. Внедрение системы IntervalsOnline дало нам ответы на главные вопросы, связанные с узкими местами в цепочке бизнес-процессов нашей компании. 

Безусловно, огромный минус любого нововведения - сама его новизна. Новое всегда воспринимается с опаской, особенно, если требует изменения привычного алгоритма рабочего процесса. Масса времени уходит на настройку и оптимизацию нового процесса. 

Но главная польза, которую нам удалось получить - это полное понимание собственной услуги и инструмент стандартизации процесса ее оказания. Благодаря такому пониманию мы не только повысили эффективность каждого отдельного звена цепочки, но и добились лучшего взаимопонимания с клиентами. Удобная отчетность и возможность следить за процессом позволяют нам говорить на одном языке.



Понравилась статья? Поделитесь с друзьями:


Возврат к списку

Нам можно доверить Ваш магазин
  • Проводим эффективную поисковую раскрутку сайта по Москве, СПб и всей России;
  • Входим в ТОП ведущих SEO-агентств России по раскрутке сайтов;
  • Не шаблонизируем процесс, индивидуальная задача - персональное решение;
  • Успешно устраняем последствия некомпетентного продвижения.
image description Bitrix бизнес-партнер image description 
А знаете ли вы, что?